Tingkatkan Trust Bisnis Anda Dengan Sertifikasi ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu)

Sertifikasi ISO 9001 adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada manajemen proses, pemeliharaan kualitas, dan kepuasan pelanggan. Dimana ketiga hal tersebut apabila dikelola dengan standar yang baik akan memiliki manfaat untuk bisnis, seperti meningkatkan branding produk serta kepuasan pengguna.

ISO 9001:2015 dapat di implementasikan ke segala bidang bisnis, mulai dari food & beverage, keuangan, manufaktur, digital dan lain-lain.

Untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 perusahaan atau lembaga terlebih dahulu melakukan pengajuan ke lembaga sertifikasi yang ditunjuk oleh badan akreditasi ISO salah satunya KPS certification yang merupakan lembaga sertifikasi ISO di Indonesia.

Nah untuk lebih jelasnya tahapan pengajuan sertifikat ISO 9001 untuk perusahaan, bisa ikuti petunjuk dibawah ini:

Step by step mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015

Langkah Pertama : KONSULTASIKAN TERLEBIH DAHULU

Setelah mendapatkan lembaga sertifikasi yang dapat memfasilitasi kebutuhan Anda, langkah awal selanjutnya adalah dengan melakukan konsultasi. Ditahap ini perusahaan/bisnis/organisasi Anda akan di Profiling mulai dari legalitas hingga ruang lingkup bisnis.

Ruang lingkup bisnis atau scope mempengaruhi proses sertifikasi, semakin banyak bidang yang dikerjakan maka proses audit nantinya juga akan semakin banyak.

Langkah Kedua : AUDIT STAGE I

Setelah dokumen legal lengkap dan ruang lingkup tugas telah selesai, maka langkah selanjutnya adalah audit dan asesmen tahap pertama. Disini Auditor akan melakukan pemeriksaan dan penilaian terkait pemenuhan standar.

Audit ISO 9001:2015 tentunya berlandaskan klausul ISO 9001 itu sendiri, dimana setidaknya ada 10 klausul yang akan menjadi landasan audit, yakni.

1. Scope/Ruang lingkup kerja
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan definisi
4. Konteks organisasi
5. Kepemimpinan
6. Perencanaan
7. Proses pendukung
8. Operasional
9. Evaluasi performa
10. Improvement/Peningkatan

Audit sistem manajemen mutu adalah tahap pemeriksaan kelayakan, mulai dari proses, eksekusi, hingga layanan purna jual.

Langkah Ketiga : AUDIT STAGE II

Setelahnya audit juga akan tetap dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa perusahaan/organisasi masih mengimplementasikan standar yang sama, tidak hanya melakukan verifikasi ulang tetapi Audit tahap 2 ini juga bisa dijadikan bahan evaluasi bagi perusahaan. Mana saja yang perlu diperbaiki dan mana saja yang perlu dilakukan peningkatan.

Apabila adanya evaluasi maka auditor akan memberikan rekomendasi perbaikan kepada perusahaan/organisasi, atau meminta tindakan korektifnya.

Agar tetap relefan pada standar ISO 9001 maka auditor juga akan meminta perusahaan untuk memberikan laporan atau Non-Conformance Report (NCR) sebagai dokumen yang digunakan untuk merekam dan melacak ketidaksesuaian serta tindakan korektif yang telah dilakukan.

Setelah audit tahap 2 selesai maka auditor akan memberikan laporan kepada lembaga sertifikasi, setelahnya sertifikat ISO akan dikeluarkan.

Langkah keempat : SURVEILLANCE

Walau sertifikat telah dikeluarkan namun proses pemantauan akan tetap dilakukan, Surveillance adalah tahap pemantauan setiap satu tahun sekali. Siapa yang melakukan tindakan surveillance ini? Yap benar, lembaga sertifikasi lah yang akan melakukan pemantauan.

Ini bisa dilakukan melalui audit dengan pihak eksternal atau internal, untuk memastikan bahwa selama jangka waktu satu tahun, perusahaan masih mengimplementasikan ISO 9001 sebagai acuan mereka, Surveillance ini dilakukan selama 2 kali, tahun pertama dan tahun kedua.

Langkah kelima : RECERTIFICATION

Resertifikasi adalah tahapan terakhir dalam proses kelayakan sistem manajemen mutu. ISO 9001:2015 sendiri memiliki masa berlaku 3 tahun, hingga pada tahapan ini perusahaan harus melakukan pengajuan ulang dan melaui proses dari awal.

Namun apa yang berbeda dari resertifikasi dan pengajuan sertifikasi awal? Yang membedakan adalah tanggal penerbitan sertifikasi asli akan tetap mengikuti tanggal pertama kali melakukan sertifikasi. Dengan begini Kita bisa lihat sudah berapa lama perusahaan/organisasi mengimplementasikan ISO 9001.

Perusahaan yang telah menerapkan standar manajemen mutu juga akan memiliki reputasi yang baik di mata publik atau vendor lainnya, ini akan membuka banyak peluang bagi bisnis perusahaan, dan untuk lebih lengkapnya Anda bisa melihat dibawah ini, kontribusi apa saja yang bisa bermanfaat bagi bisnis ketika sudah menerapkan standar sistem manajemen mutu.

Cara ISO 9001:2015 (Sistem Manajemen Mutu) Meningkatkan Reputasi Perusahaan/Organisasi

1) Transparansi dan Akuntabilitas

Implementasi ISO 9001 memerlukan dokumentasi proses dan prosedur yang transparan dan terukur. Hal ini membantu organisasi dalam memelihara tingkat akuntabilitas yang tinggi, karena setiap tahap proses dapat dilacak dan diverifikasi.

Ini juga bisa menjadi modal yang baik dalam membuka kerjasama atau klaim yang menunjukan bahwa bisnis Anda berkomitmen pada ukuran standar kualitas yang tinggi.

2) Konsistensi

Standar ISO 9001 mendorong organisasi untuk memperbaiki proses bisnis mereka dan memastikan kualitas produk atau layanan yang konsisten. Dengan demikian, produk atau layanan yang dihasilkan akan memiliki tingkat kualitas yang baik, walaupun adanya pergantian personil.

Konsistensi proses ini bukan hanya menghasilkan produk yang berkualitas melainkan cara kerja yang lebih aman, efisien dan produktif Sehingga setiap waktu dapat dipergunakan secara maksimal.

3) Efisiensi waktu

Implementasi ISO 9001 membantu organisasi dalam memantau dan mengelola kinerja mereka secara terus-menerus. Ini dapat membantu memastikan bahwa produk atau layanan disampaikan kepada pelanggan tepat waktu dan sesuai dengan harapan mereka, yang dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Ini dapat meningkatkan reputasi mereka sebagai penyedia produk atau layanan yang berkualitas dan dapat diandalkan. Ini dapat membantu membedakan organisasi dari pesaing dan memperkuat citra merek mereka di mata pelanggan.

4) Kepatuhan terhadap Standar Internasional

Sertifikasi ISO 9001 adalah bukti bahwa perusahaan atau bisnis Anda telah patuh terhadap standar internasional, Ini dapat memberikan kepercayaan kepada pelanggan bahwa produk atau layanan yang mereka beli diproduksi atau dikelola sesuai dengan standar yang diakui secara luas.

Demikian adalah pemaparan tentang bagaimana sertifikasi ISO 9001 dapat berdampak baik terhadap bisnis Anda, bukan hanya konsumen saja yang merupakan sasaran utama standar ini melainkan reputasi dan kepercayaan publik dan mitra bisa meningkat.

Sudah saatnya perusahaan mulai memberikan perhatian kepada sistem manajemen mutu, karena dengan begini segala sesuatu bisa berjalan dengan baik, bahkan menghemat biaya dan meningkatkan produktifitas.