Langkah-langkah Penting dalam Prosedur Audit K3 untuk Keselamatan dan Kesehatan Kerja Optimal

Prosedur Audit K3 merupakan hal krusial yang perlu diperhatikan oleh perusahaan, terlebih perusahaan/organisasi bergerak di bidang yang berkaitan dengan industri manufaktur, konstruksi, pertambangan, kimia, pertanian dan lainnya yang memiliki risiko sedang hingga tinggi.

Langkah-langkah audit K3 bisa meminimalisir dan mencegah risiko sejak awal, apabila semua pihak menerapkannya dengan baik. Perlu adanya komitmen dari level atas manajemen untuk menginiasiasi dan melakukan pelatihan keterampilan terkait K3.

Prosedur audit K3 sendiri adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk mengevaluasi dan menguji kepatuhan suatu organisasi terhadap standar keselamatan dan kesehatan kerja (K3) yang berlaku.

Prosedur audit K3 melibatkan pemantauan dan penilaian terhadap kebijakan, prosedur, praktik kerja, dan lingkungan kerja untuk memastikan bahwa risiko-risiko yang terkait dengan keamanan dan kesehatan pekerja telah diidentifikasi, dievaluasi, dan diatasi dengan tepat.

Ada beberapa langkah umum yang biasanya dilakukan oleh banyak perusahaan dalam melakukan audit K3, ini bisa diterapkan atau di modifikasi sesuai kebutuhan spesifik masing-masing perusahaan. Dan berikut adalah 7 proses audit keselamatan dan kesehatan kerja.

7 Prosedur Audit K3 yang paling umum

1 ) Perencanaan audit

Tahap ini melibatkan perencanaan audit K3 yang meliputi penetapan tujuan audit, jadwal audit, pemilihan auditor, dan pengumpulan informasi yang diperlukan sebelum pelaksanaan audit.

Tujuan Audit

Tentukan dengan jelas tujuan dari audit K3 yang akan dilakukan. Apakah tujuannya untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi K3, mengevaluasi efektivitas program K3, atau mengidentifikasi area perbaikan dalam manajemen K3.

Jadwal audit

Agar semua pihak baik auditor dan auditee siap dalam menjalani serangkaian audit, manajemen perlu mempersiapkan jadwal yang tetap secara tertulis dan diketahui oleh kedua belah pihak.

Pemilihan auditor

Pemilihan auditor atau lembaga audit merupakan hal yang krusial, setelah mengetahui tujuan dan lingkupnya, kita perlu mencari auditor yang memang memiliki pengalaman dan menguasi lingkup tersebut.

Pengumpulan informasi

Kumpulkan informasi awal yang diperlukan sebelum pelaksanaan audit, seperti dokumen kebijakan K3, prosedur kerja, catatan insiden, laporan inspeksi, dan data kinerja K3 sebelumnya.

2 ) Pengumpulan data

Auditor mengumpulkan data dan informasi terkait dengan kebijakan, prosedur, dokumentasi, laporan insiden, pelatihan, dan lain-lain yang relevan dengan K3 di organisasi.

Ada banyak metode yang bisa dilakukan untuk melakukan pengumpulan data seperti wawancara, analisis statistik, pemeriksaan dokumen, atau kuesioner survei. Data-data yang terkumpul akan dijadikan acuan data bagi auditor, yang nanti akan di validasi kebenarannya melalui serangkaian audit di lapangan ataupun audit legal dokumen.

3 ) Pemeriksaan dokumen

Setelah melakukan serangkaian pengumpulan data dengan beragam metode, langkah selanjutnya adalah pemeriksaan dokumen-dokumen yang terkumpul. Pada tahap ini Auditor memeriksa dokumen-dokumen terkait K3, seperti kebijakan K3, prosedur kerja, bukti pelatihan, laporan insiden, dan dokumen lain yang berkaitan dengan manajemen K3.

4 ) Pemeriksaan lapangan

Auditor melakukan pemeriksaan langsung di lapangan untuk mengevaluasi kondisi keselamatan dan kesehatan kerja, mulai dari penggunaan alat pelindung diri (APD), implementasi prosedur kerja, pengendalian risiko, dan kepatuhan pekerja terhadap aturan K3.

Proses pemeriksaan dan penilaian ini merupakan rujukan dari dokumen-dokumen yang terkumpul, dan standarnya ditentukan berdasarkan dasar hukum PP No 50 tahun 2012 tentang keselamatan dan kesehatan kerja.

5 ) Wawancara dan observasi

Auditor melakukan wawancara dengan karyawan dan manajemen untuk memahami pemahaman mereka tentang K3, pengalaman terkait kejadian K3, serta melakukan observasi langsung terhadap praktik kerja di lapangan.

Pada tahapan prosedur audit K3 ini auditor akan langsung bertemu dengan para pekerja atau operator di lapangan, untuk mengecek dan bertanya langsung tentang standar keselamatan di area kerja.

Pada sesi ini juga auditor hanya bertanya tanpa memberikan rekomendasi apapun, disini yang dilakukan hanya lah penilaian saja bukan memberikan konsultasi terkait K3.

6 ) Analisis dan evaluasi

Setelah pengumpulan data dan hasil pemeriksaan lapangan selanjutnya adalah melakukan penilaian, analisis dan evaluasi. Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi area perbaikan, dan mengembangkan rekomendasi untuk meningkatkan keselamatan dan kesehatan kerja di organisasi

7 ) Pembuatan laporan audit

Auditor menyusun laporan audit K3 yang mencakup temuan, rekomendasi perbaikan, daftar tindakan korektif/preventif yang direkomendasikan, serta informasi lain yang relevan untuk diberikan kepada manajemen.

Setelah mendapatkan penilaian dan rekomendasi perbaikan di area tertentu proses auditnya juga akan berlangsung ke penindak lanjutan. Disini perusahaan wajib memberikan laporan tindakan korektif yang telah dilakukan.

Berikut tadi adalah prosedur audit K3 secara umum, seperti yang sudah dikatakan diawal bahwasannya proses bisa saja berbeda dan lebih spesifik tergantung kebutuhan dan ruang lingkup audit.

Agar audit K3 berjalan lancar dan berhasil, yang perlu diperhatikan juga adalah penunjukan lembaga audit.

Salah satu lembaga audit yang ditunjuk langsung oleh Kementrian Ketenagakerjaan Republik Indonesia adalah Sentra Sertifikasi Indonesia atau SSI.

SSI adalah lembaga audit K3 profesional yang telah berpengalaman melakukan audit K3 di banyak perusahaan di berbagai industri, mulai dari konstruksi, manufaktur dan pertambangan.

Anda juga bisa berkonsultasi terlebih dahulu terkait penerapan K3 yang tepat di perusahaan, serta melakukan awareness terlebih dahulu agar sistem K3 bisa berjalan dengan benar.

Untuk informasi lebih lanjut terkait prosedur audit K3 di SSI, Anda bisa mengunjungi www.sentrasertifikasi.co.id, lakukan penjadwalan konsultasi untuk mendapatkan insight atau rekomendasi tentang K3.